افزایش بهره‌وری با یک روش ساده

افزایش بهره‌وری

افزایش بهره‌وری آنقدرها هم سخت و پیچیده‌ای نیست. فقط کافیست چند کار ساده را انجام دهیم و به آن‌ها وفادار بمانیم.

براساس تجربه و مطالعه این را دریافته‌ام که روش افزایش بهره‌وری افراد موفق در سه نکته‌ی خیلی ساده نهفته است:

  1. حذف تمام زوائد ممکن
  2. ایجاد تمرکز حداکثری روی کار اصلی
  3. وقتی برای تفریح و استراحت اختصاص دادن

افزایش بهره‌وری را با گام‌های زیر دنبال کنید:

اولین نکته برای افزایش بهره‌وری این است که کارها را از یک جای ساده شروع کنیم. معمولاً ما همه چیز را آرمانی و کمال‌گرایانه می‌بینیم. در نتیجه از روز اول می‌خواهیم روزی 10 ساعت مطالعه کنیم، یا روزی ده ساعت فعالیت بازاریابی را انجام دهیم. یا مثلاً روزی ده ساعت ورزش کنیم.

لازم است بدانیم که این نوع نگاه ایده‌آلیستی ضربه بدی به ما خواهد زد.

ایده‌آلیسم به افزایش بهره‌وری ضربه می‌زند

اولین نتیجه‌ی این نوع نگاه این است که دو روز کاری را انجام می‌دهیم و بعد دوباره کنارش می‌گذاریم. به این خاطر که وقتی می‌خواهیم به طور ناگهانی تغییرات زیادی در برنامه‌ی روزانه انجام دهیم و ساعت زیادی به فقط یک کار اختصاص دهیم زود خسته می‌شویم.

ذهن ما تمایل دارد مطابق عادت رفتار کند. یا به عبارتی ذهن تمایل دارد روی حالت «پرواز خودکار» باشد. فکر کردن یک فعالیت دردناک محسوب می‌شود. (مگر اینکه فکر کردن را مانند ورزش کردن تبدیل به یک عادت کرده باشیم)  برای مقابله با چنین شرایطی بهتر است ابتدا با روزی نیم ساعت و یا کمی بیشتر کاری را شروع کنیم تا تبدیل به یک عادت جدید شود و سپس سراغ گسترش آن عادت باشیم.

یکی دیگر از نتایج نگاه ایده‌آلیستی داشتن همانطور که در مقاله‌ی اهمالکاری توضیح داده‌ام، این است که وقتی کاری را بزرگ می‌گیریم، برای انجام آن دچار اهمالکاری می‌شویم.

برای اینکه بتوانیم تمرکز حداکثری روی کاری که کار اصلی ما محسوب می‌شود ایجاد کنیم کافیست گام‌های زیر را یکی بعد از دیگری طی کنیم.

گام‌های افزایش بهره‌وری

1. هدف‌ها و خواسته‌های خود را شفاف روی کاغذ بیاورید

نوشتن اهداف روی کاغذ، قدم مهمی است که هر کدام از ما باید برای زندگی خود برداریم. اهداف و خواسته‌های خود را روی کاغد بنویسید و آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. به طور مثال هدف می‌تواند دریافت مدرک دکترا از دانشگاه تورنتو باشد. دریافت مدرک آیلتس با نمره 7.5 هم یک خواسته است برای رسیدن به آن هدف است.

خیلی مهم است که شفاف و با ذکر جزییات بنویسید.

2. مشخص کنید که برای رسیدن به این هدف‌ها و خواسته‌ها چه باید بکنید.

به طور مثال برای رسیدن به هدف «وزن متعادل و داشتن تناسب اندام» باید ورزش کنید. و برای برآورده کردن این خواسته باید به باشگاه بروید، بدوید، دوچرخه سواری کنید و عادت‌های حرکتی و تغذیه‌ایی را عوض کنید.

باز برای رسیدن به خواسته‌ای مانند ایجاد عادت دویدن و یا تغییر عادات غذایی لازم است اقدامات ریزتری انجام دهید.

هر بار که قرار است کاری را انجام دهید بنویسید که برای انجام آن کار، باید چه کار دیگری را به عنوان مقدمه انجام دهید.

تا اینکه می‌رسید به یک قدم خیلی ساده. از همان کار ساده شروع کنید و پیش بروید.

3. در طول روز چه کارهایی انجام می‌دهید؟

داشتن یک لیست کتبی از کارهایی که در طول روز انجام می‌دهیم خیلی ضروری است. نمونه یک لیست را در نوشته‌ی مدیریت زمان آورده‌ام.

به طور معمول قضاوتی که از خود داریم دچار نوعی انحراف معیار است. یعنی گاهی از آنچه هستیم، خود را بهتر می‌بینیم، و گاهی خود را بدتر و ضعیف‌تر می‌بینیم.

یا در مورد کارهایی که در طول روز انجام می‌دهیم یک تصور ذهنی داریم که معمولاً درست نیست. مثلاض فکر می‌کنیم روزی دو ساعت مطالعه می‌کنیم. ولی واقعیت این است که روزی نیم ساعت هم مطالعه نمی‌کنیم.

حتماً جدول زیر را مد نظر داشته باشید و آن را برای تمام کارهای روزانه (حتی سرویس بهداشتی) پر کنید.

مدیریت زمان

برای مدت چهار هفته این کار را انجام دهید. آخر هر هفته به بررسی این جدول بپردازید. خواهید دید که تصویر واقعی ما با تصویری که از خود داریم متفاوت است. این تکان دهنده بودن، ما را از نوشتن جدول باز می‌دارد. اما در واقع همین تصویر واقعی است که به ما کمک خواهد کرد. به قول معروف تنها حقیقت است که رهایی بخش است!

4. مشخص کنید که چند درصد کارهایی که انجام می‌دهید، در راستای خواسته‌های شماست.

یکی از چیزهایی که از جدول فوق خواهید فهمید این است که چه تعداد از کارهای روزانه‌ی ما در راستای اهداف ماست. مثلاً آیا نیم ساعت ورزش روزانه داریم؟ آیا روزی نیم ساعت مطالعه‌ی زبان انگلیسی داریم و …

5. تا می‌توانید زوائد را بزنید.

مهم‌تر از ایجاد عادت‌های مفید و وقت گذاشتن برای آن‌ها، حذف زوائد است. کارهایی که انجام دادن و ندادن آن‌ها در راستای اهداف ما نیست، در واقع مضر هستند! چون همان وقت محدود شبانه‌روز ما را خواهند گرفت و ما را از رسیدن به اهداف باز می‌دارند.

6. باز هم زوائد را بزنید.

آدم‌های زائد. کارهای زائد. فیلم‌ها و پادکست‌های زائد. زمانی که روی شبکه‌های اجتماعی صرف می‌کنیم و …

این روند حذف زوائد باید همیشگی باشد. این که این هفته یک سری زوائد را زدیم کافی نیست. هر هفته یا هر ماه باید تعدادی از رفتارهای زائد را حذف کنیم. و اینقدر این کار را ادامه دهیم تا به بهترین حالت ممکن برسد.

7. روزی نیم ساعت برای اصلی‌ترین کاری که مربوط به هدف شماست وقت بگذارید.

ابتدا به ساکن روزی نیم ساعت برای انجام اصلی‌ترین کاری که باید انجام دهید وقت بگذارید. مثلاً وقتی که هدف شما داشتن تناسب اندام است، لازم نیست دویدن، باشگاه رفتن، کوه رفتن و دوچرخه سواری و همه و همه را با هم در برنامه‌ی روزانه بگنجانید. فعلاً از دویدن شروع کنید.

سپس این کار را با گام‌های کوچک شروع کنید. کار را سخت نگیرید. به طور مثال ابتدا بیشتر راه بروید تا با ماشین و مترو این ور و آن ور بروید. بعد با لباس ورزشی بروید پاک و راه بروید. چهار قدم که با لباس ورزشی راه بروید شروع می‌کنید به دویدن. و در دام یک عادت جدید گیر می‌افتید. فقط کافیست این کار را ادامه دهید.

وقتی عادت دویدن روزی نیم ساعت جا افتاد، می‌توانید زمان آن را بیشتر کنید یا یک عادت جدید ایجاد کنید.

به عنوان یک مثال دیگر، می‌توانید روزی نیم ساعت انگلیسی کار کردن را خواندن شروع کنید. خواندن را هم از متن‌های ساده شروع کنید. و روزی به اندازه نیم ساعت این کار را انجام دهید. اگر روزی فقط یک متن 5 خطی بخوانید (5 خط = حدود 100 کلمه!) آن وقت بعد از یک سال

100 × 365 = 36500

36500 کلمه خوانده‌اید! و همین دلیل این است که وقتی روزی نیم ساعت کاری را انجام دهید هزار بار موفق‌تر از این هستید که یک روز ده ساعت کاری را انجام دهید و بعد از یک هفته ولش کنید.

دو نکته در مورد ذهن

کسانی که متخصص NLP هستند معتقدند که ما از دریچه‌ی فیلترهای ذهنی خود دنیای بیرون را می‌بینیم. ما به طور ناخودآگاه همان چیزهایی را می‌بینیم که در ذهن مسأله‌ی آن طرح شده است.

پس برای یافتن راه‌حل چیزی، ابدا آن مسأله را در ذهن طرح می‌کنیم. تنها نکته این است که این طرح مسأله باید با ذکر تمام جزییات باشد. تصویری‌ترین حالت ممکن. برای همین است که می‌گویند در لیست اهداف ننویسید دریافت دکترا. بنویسید دریافت دکترای مهندسی برق با درجه‌ی عالی از دانشگاه تورنتو زیر نظر آقا/خانم پروفسور فلانی.

نکته دوم در مورد ذهن اینکه در شبانه‌روز دو نیم ساعت مهم برای ذهن وجود دارد: نیم ساعت قبل از خواب، و نیم ساعت اول بعد از بیدار شدن.

در این دو زمان، ذهن بیشترین قدرت تلقین‌پذیری را دارد. در این زمان‌ها ذهن بیشترین آمادگی را برای دریافت اطلاعات جدید دارد. بنابراین در این دو زمان می‌توانید لیست خواسته‌ها و اهداف خود را مرور کنید. یا این دو نیم ساعت را به یادگیری چیزی بپردازید.

برای همین است که می‌گویند نیم ساعت اول بعد از بیدار شدن، اخبار نبینید و خبر نخوانید. و برای همین است که توصیه می‌شود در نیم ساعت اول روز شبکه‌های اجتماعی را چک نکنیم.

نکته‌ی نهایی در مورد برنامه‌ریزی نیم ساعته

هر وقت کسی در مورد روش‌های افزایش بهره‌وری و یا مدیریت زمان و چیزهایی مانند سؤال می‌پرسد من همین تجربه حذف زوائد و اختصاص روزی نیم ساعت به مهم‌ترین فعالیت را توضیح می‌دهم.

اولین چیزی که گفته می‌شود این است که نیم ساعت که خیلی کم است!

در چنین حالتی من دو پاسخ زیر را می‌دهم:

  1. در طول یک ماه گذشته نه، در طول یک سال گذشته چقدر برای هدف‌ها و خواسته‌های خود وقت گذاشته‌اید؟
  2. با روزی نیم ساعت شروع می‌کنیم، اما قرار نیست تا ابد هم روزی نیم ساعت به کار اصلی خود بپردازیم. به مرور آن را به چهار یا پنج بازه نیم‌ساعته افزایش خواهیم داد.

مهم‌ترین قدم برای افزایش بهره‌وری این است که کارهای زائد و عادت‌های مضر را کم کنیم. و با روزی نیم ساعت شروع به انجام اصلی‌ترین کاری که وظیفه‌ی ماست بپردازیم. از یک جای ساده شروع کنیم. مهم این است که شروع کنیم.

تو پای به راه در نه و هیچ مپرس

خود راه بگویدت که چون باید رفت

عطار – مختارنامه

دو مقاله مرتبط به زبان انگلیسی

Plan Ahead And Increase Productivity

15 Ways to Increase Productivity at Work


Photo by olia danilevich from Pexels

این مطلب را با دوستان خود به اشتراک بگذارید:

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *