پراکنده‌گویی

راه‌کاری برای جلوگیری از پراکنده‌گویی در جلسات و گفتگوها

پراکنده‌گویی یک نقطه ضعف محسوب می‌شود. اگر گردانندۀ یک جلسه هستید (با هر سمت و جایگاهی) هرگز اجازه ندهید افراد حاضر در جلسه با پراکنده‌گویی، جلسه را به حاشیه ببرند. این کار علاوه بر اینکه باعث به حاشیه رفتن می‌شود، جلسات رو طولانی و خسته‌کننده هم می‌کند.

خروجی چنین جلساتی هرگز نمی‌تواند یک تصمیم درست باشد.

اینکه چرا افراد نمی‌توانند منسجم و مرتبط با موضوع صحبت کنند موضوع دیگری است. ولی شما به عنوان یک گرداننده باید تدابیری داشته باشید که جلسه را از پراکنده‌گویی و به حاشیه رفتن دور نگه دارید.

من در این یادداشت کوتاه چند تجربۀ مختصرم را با شما در میان می‌گذارم. امیدوارم برای شما هم مفید باشد. خوشحال می‌شوم اگر شما هم تجربیاتتان را با من در میان بگذارید.

راه‌کاری برای جلوگیری از پراکنده‌گویی در جلسات و گفتگوها

  1. از چند روز قبل موضوع جلسه را با کسانی که قرار است در جلسه شرکت کنند در میان بگذارید و از آن‌ها بخواهید نظرات خود را روی کاغذ یادداشت کنند. یک روز قبل از جلسه هم به آن‌ها یادآوری کنید که نظرات خود را آماده داشته باشند.
  2. به زبانی دوستانه و به صورتی که خطاب به جمع باشد، مثلاً مطرح کردن به صورت فایل صوتی با لحنی دوستانه در گروه واتساپی یا تلگرامی، به آن‌ها توضیح دهید که چرا باید افراد با یادداشت به جلسه بیایند.
  3. خودتان الگوی منسجم، خلاصه و مفید صحبت کردن باشید. اگر حرفی را می‌توانید در یک جمله بگویید، یک پاراگراف حرف تکراری و پراکنده نزنید.
  4. در ابتدای جلسه از افراد بخواهید که به نوبت در زمانی مثلاً 5 دقیقه‌ای نظرات خودشان را با جمع در میان بگذارند. و به افراد بگویید که در نوبت اول صحبت کردن فقط نظرات خود را که از قبل یادداشت کرده‌اند مطرح کنند و کاری به نظرات دیگران نداشته باشند.
  5. نظرات اعضای جلسه را یادداشت کنید. سپس در انتهای صحبت‌ها، خلاصه‌ای از نظرات آن‌ها را به شکل «منسجم» و «کوتاه» و ترجیحاً به شکل شماره‌دار، بیان کنید. این کار دو مزیت دارد. یکی اینکه آن‌ها می‌دانند نظراتشان شنیده شده و لذا اصرار ندارند حرف خود را تکرار کنند. دیگر اینکه تمرکز خود را حفظ می‌کنند و تصویری از کل نظرات جمع در ذهن آن‌ها شکل می‌گیرد.
  6. حتماً در انتهای صحبت خود در این بخش، از افراد بخواهید اگر نظری هست که از قلم افتاده در یک جمله برای شما ذکر کنند.
  7. سپس برای بخش اصلی جلسه که «گفتگو» هست، خودتان مهم‌ترین نکتۀ مطرح شده که هم‌راستا با موضوع جلسه است را بیان کنید و از افراد بخواهید فقط حول همین موضوع صحبت کنند.
  8. هر چند برای مایی که عادت کرده‌ایم به بی‌نظمی، عادت کرده‌ایم به وسط حرف دیگران آمدن، عادت کرده‌ایم به اینکه هر وقت دلمان خواست حرف بزنیم و رعایت نوبت و حقوق دیگران را نکنیم، و عادت کرده‌ایم به اینکه هر وقت دلمان خواست بیاییم و هر وقت دلمان خواست برویم، این روند سخت است اما وقتی افراد، چند جلسه با این شیوه پیش رفتند، خوشان خیلی بیشتر از شما مایل خواهند بود که این روند ادامه پیدا کند.
  9. اگر نظر دیگری در جلسه مطرح می‌شود، بدون دلیل آن را نکوبید. به فرد مطرح کننده بگویید که نظر او را خارج از جلسه می‌شنوید. و واقعاً این کار را انجام دهید، با خود فرد جلسه‌ای هر چند کوتاه بگذارید و از او بخواهید در آن جا ایده‌های خود را بیشتر شرح دهد. برای جلوگیری از در هم آمیختن موضوعات و مباحث، در انتهای جلسات بخشی قرار دهید به عنوان «هر کس هر ایده‌ای داره». در این صورت افراد حاضر در جلسه با صبوری تا انتهای جلسه صبر می‌کنند و اصرار ندارند که هر چه به ذهنشان خطور کرد را سریع مطرح کنند.
  10. از همه مهم‌تر اینکه لازم نیست همیشه افراد حاضر در جلسه مستقیم یا غیرمستقیم همدیگر را نقد کنند. نقد شرایطی دارد. بیان نقد هم شرایطی لازم دارد. اینکه هر عیب‌جویی و ایرادگیری و سرزنش و … را نقد بدانیم به خودمان جفا کرده‌ایم.

در مجموع:

  • اگر افراد بدانند که شنیده می‌شوند خیلی راحت‌تر به حرف‌های دیگران گوش می‌دهند.
  • اگر افراد بدانند که سرزنش نمی‌شوند، تحقیر و توبیخ نمی‌شوند خیلی راحت‌تر مسئولیت‌های حوزۀ خود را می‌پذیرند
  • و اگر بدانند که با همه برابر برخورد می‌شود هرگز در پی عیب‌جویی از دیگران برنمی‌آیند.

این صحبت‌ها فقط برای یک سازمان با سازوکار تجاری و اقتصادی درست نیست. هر جایی در هر فعالیت گروهی به ما کمک خواهند کرد.

این صرفاً یک تبادل تجربه بود. منتظر نظرات شما عزیزان هم هستم.

شاد و پیروز باشید

در همین زمینه


اگر دوست دارید همیشه اولین نفری باشید که از به روزرسانی‌های سایت مطلع می‌شوید، لطفاً ای‌میل خود را در قسمت زیر وارد کنید.


People photo created by mego-studio – www.freepik.com

این مطلب را با دوستان خود به اشتراک بگذارید:

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *